‘Twee e-mailsystemen naast elkaar is geen optie’ Verzekeraar Achmea migreert van Notes naar Exchange

Computable publiceerde gisteren een moooi artikel over de emailmigratie van Achmea van Lotus Notes/Domino naar Microsoft Exchange. De emailmigratie is al enige tijd geleden, maar de publieke communicatie volgt altijd later. Achmea is een van de vele organisaties in Nederland die deze migratiestap heeft gemaakt in de afgelopen jaren.

De quote over de keuze van Microsoft Exchange in het artikel vind ik heel mooi :

‘Het was een gemakkelijke keuze’, vertelt de programmamanager. ‘Exchange is de de facto standaard in vergelijkbare bedrijven en we willen geen uitzondering zijn. Bovendien hebben de meeste medewerkers thuis geen Notes en gebruikte hun vorige werkgever het ook niet.’

Het feit dat Microsoft nu ook een Exchange Online oplossing heeft gaat de resterende bedrijven in Nederland die nog op Lotus Notes / Domino zitten zeker helpen die beslissing (sneller) te nemen ..

… Na de fusie met Interpolis besloot verzekeringsmaatschappij Achmea zijn mailomgeving te migreren van IBM Lotus Notes naar Microsoft Exchange. ‘Het was een makkelijke keuze’, vertelt programmamanager Steph Berghuis. ‘Exchange is de de facto standaard in vergelijkbare bedrijven.’ Toch is niet iedereen tevreden.

Het is rustig in het grote pand van verzekeraar Achmea in Apeldoorn, met hier en daar wat medewerkers die aan hun pc of notebook werken. Net zo rustig als vorig jaar, toen de hele organisatie overstapte van IBM Lotus Notes naar Microsoft Exchange. Die migratie verliep vrijwel probleemloos, vertelt programmamanager Steph Berghuis van Achmea IT. ‘We hebben tijdens de projectinventarisatie geen gekke dingen over het hoofd gezien.’

Migreren was nodig doordat Achmea in 2005 fuseerde met Interpolis. 15.000 medewerkers van Achmea gebruikten Notes en de 8000 van Interpolis hadden twee Exchange-omgevingen. Het naast elkaar gebruiken van beide platformen was geen optie, legt Berghuis uit. Hoewel tweederde van de gecombineerde organisatie Notes gebruikte, werd het Exchange.

Gemakkelijk

‘Het was een gemakkelijke keuze’, vertelt de programmamanager. ‘Exchange is de de facto standaard in vergelijkbare bedrijven en we willen geen uitzondering zijn. Bovendien hebben de meeste medewerkers thuis geen Notes en gebruikte hun vorige werkgever het ook niet.’ Het bedrijf gebruikt Exchange voornamelijk voor e-mail, agendabeheer en interne chat.

Per afdeling zette de verzekeraar in zo kort mogelijke tijd de drie systemen over op een nieuwe Exchange-server. ‘Vooral de verhuizing van Notes was een huzarenstukje’, vertelt Berghuis. Zo kon het persoonlijke mailarchief van Notes niet worden overgezet, waardoor alleen berichten jonger dan twee maanden werden ingeladen in Exchange. Voor oudere correspondentie moeten medewerkers alsnog de archieffunctie van Notes gebruiken. ‘Maar uiteindelijk ging alles goed. Achteraf was iedereen er blij mee.’ …

Read more: Computable.nl

Peter de Haas
Peter de Haas

Peter is gedreven door de eindeloze mogelijkheden die technologische vooruitgang biedt. Met een scherp oog voor het herkennen van oplossingen waar anderen slechts problemen zien, is hij een expert in digitale transformaties. Peter zet zich met volle overgave in om individuen, teams en organisaties te begeleiden bij het ontwikkelen van nieuwe vaardigheden en het implementeren van innovatieve oplossingen.

Artikelen: 3817

2 reacties

  1. Wel jammer dat je nogal selectief quote:
    “Toch blijkt niet elke medewerker even tevreden met het nieuwe systeem. ‘Ik zou het toejuichen als we weer teruggingen naar Lotus Notes’, vertelt Maud Hamel, die bij Achmea IT de inhuur van externe ict’ers regelt. ‘Mailprogramma Outlook werkt weliswaar prima, maar ik mis de databasefuncties van Notes. Er is veel kunst- en vliegwerk nodig om de door ons gebruikte databases in Outlook te gebruiken.’ Hamel ziet de overgang naar het nieuwe programma als een achteruitgang. ‘Je kunt niet eens tegelijkertijd verzenden en archiveren!'”
    en:
    “Berghuis: ‘Er zijn nog duizenden programma’s die draaien op Lotus Notes, zoals het prikbord en het aanvraagformulier voor een bezoekerspas. Op termijn moet alles zijn overgezet.'”
    En een mailmigratie, beide kanten op, is niet zo ingewikkeld. Die Notes applicaties, kosteneffectief, vervangen, daar zit de echte uitdaging. Zie een zekere multinational in Eindhoven die al heel veel geld gespendeerd heeft om de Notes applicaties te vervangen.

  2. Bram,
    Bedankt voor je reactie.
    Ik hoop dat ik me als Microsoft medewerker niet hoef te verontschuldigen dat ik deze quote breed op mijn weblog zet ;-).
    Ik begrijp je reactie en moet zeggen dat ik het juist een sterk artikel vind omdat het voor- en tegenstanders aan het woord laat. Het illusteert goed dat niet alle aspecten ideaal zijn voor alle gebruikers.
    Wel vind ik dat je de genoemde “bezwaren” wel even in perspectief moet zien.
    1. Opmerking over database functies (Domino functionaliteit) die niet in Outlook zouden zitten ..
    MS Outlook is een emailclient. Deze ondersteund welliswaar webservices integratie maar is geen client als Notes voor zowel email als “databases”. Klanten als Achmea zijn zich dit terdege bewust hoe het Microsoft platform in elkaar steekt en weten dat SharePoint deel uitmaakt van dit platform. SharePoint kan veel van de Domino database functies vervangen, in mijn optiek zo’n 80% van de gewenste functionaliteit en zeer veel daarvan met standaard functionaliteit.
    Jammer dat deze informatie deze specifieke gebruiker nog niet heeft bereikt.
    2. Duizenden applicaties …
    In mijn optiek ligt het aantal applicaties dat een organisatie effectief gebruikt fundamenteel lager dan duizenden. Ik heb op mijn blog en andere blogs al zeer vaak aangegeven dat bij elke migratie *de* kans is voor applicatie rationalisatie. Al die “handige” appjes kunnen of vervallen of geconsolideerd worden in nieuwe standaard omgevingen (Collaboration platform, CRM, ERP, etc.) en het netto aantal te migreren applicaties zal heel erg mee vallen en we praten dan eerder over 10-tallen templates dan duizenden applicaties.
    Verhuizen is toch ook vaak de aanleiding om op te ruimen ?
    En het voorbeeld dat genoemd wordt, een applicatie voor het aanvragen van een bezoekerspas … praat eens met je collega’s van de Microsft afdeling, die kunnen je zo een InfoPath formulier in SharePoint laten zien en “ontwikkelen” deze app in een ochtend tijd.
    Multinational in Eindhoven ? Ik ken er een en weet eerlijk gezegd niet hoeveel geld er is gespendeerd en kan zeker niet inschatten of dit veel is. De multinational die ik ken en alle andere organisaties die van Notes / Domino naar het Microsoft platform migreren maken business cases voor dit soort beslissingen en doen daarbij een strategische afweging vwb hun platform keuze. De waarde die zij in een nieuw platform zien strekt in de meeste gevallen veel verder dan de TCO op email en applicaties alleen; het is ook de functionaliteit van het platform dat hen aanspreekt.
    Interessant is daarbij in dit kader dat ik zeer veel cases ken waarin de organisatie overstapt van Lotus Notes Domino naar het Microsoft platform en niet zoveel / geen in NL de andere kant op.

Reacties zijn gesloten.